Controlling

Gestionnaire des Opérations - Structure Internationale

Pour l'un de nos clients, nous recherchons activement un Gestionnaire des Opérations pour une structure internationale basée sur Bruxelles.

Cette fonction se situe au croisement des opérations, de l’administratif, de la finance et des systèmes d’information. Votre rôle principal sera de vous assurer que les différents flux fonctionnent correctement et, lorsqu’un problème apparaît, de coordonner les bons interlocuteurs jusqu’à sa résolution.

Il ne s’agit donc ni d’un poste de comptable, ni d’un rôle IT, ni d’une fonction Supply Chain extrêmement technique. Nous recherchons avant tout un coordinateur opérationnel, capable de gérer plusieurs sujets simultanément et de faire avancer les dossiers.

Votre rôle

Vous serez responsable du suivi quotidien des opérations, depuis la réception des commandes jusqu’à la facturation et au traitement des éventuelles anomalies.

Vous évoluerez dans un environnement impliquant plusieurs parties prenantes : fournisseurs, enseignes de distribution, équipes internes, Finance, Achats et prestataires informatiques.

Votre responsabilité sera de faire le lien entre ces différents interlocuteurs.

Une commande n’est pas correctement intégrée ? Une facture est rejetée ? Une information manque ? Un flux informatique rencontre une anomalie ?

Vous identifiez le problème, contactez les bonnes personnes, rassemblez les informations nécessaires et suivez le dossier jusqu’à sa résolution.

Rôle

Coordination opérationnelle

Vous assurez le bon déroulement des opérations quotidiennes et intervenez comme point de contact entre les différentes parties prenantes.

Vous serez notamment amené à :

Suivre les commandes, factures, avoirs et dossiers en cours.
Identifier les anomalies ou informations manquantes.
Répondre quotidiennement aux demandes des fournisseurs et partenaires.
Coordonner les échanges entre les différentes enseignes, fournisseurs et équipes internes.
Relancer les interlocuteurs concernés lorsqu’une action est nécessaire.
Suivre les problèmes jusqu’à leur résolution complète.
Gérer plusieurs demandes et priorités simultanément.
Maintenir une communication claire entre les différentes parties.

Votre rôle est avant tout celui d’un facilitateur : savoir obtenir les bonnes informations et faire avancer les sujets avec diplomatie, sans adopter une approche inutilement directive.

Suivi des flux & incidents

Vous intervenez également dans la supervision des différents flux opérationnels et informatiques.

Vous pourrez notamment :

Contrôler le bon déroulement des flux de commandes et de facturation.
Suivre les rejets de factures et d’avoirs.
Vérifier la cohérence et l’intégrité des informations reçues.
Identifier les anomalies dans les échanges de données.
Créer et suivre les incidents auprès du prestataire informatique.
Assurer le suivi quotidien des corrections.
Apporter un premier niveau de support aux utilisateurs.
Escalader les problèmes lorsque ceux-ci nécessitent une expertise plus technique.

Une compréhension des flux EDI constitue un véritable avantage, mais vous ne devrez pas développer ou résoudre vous-même des problématiques IT complexes.

Reporting & amélioration continue

Vous contribuerez au suivi de la qualité des opérations à travers différents indicateurs tels que les délais de traitement, taux de rejet, volumes d’incidents, qualité des données et niveaux de service.

Vous utiliserez notamment Excel pour analyser les informations disponibles et identifier les problèmes récurrents.

Vous pourrez également participer à l’amélioration des processus internes, certains étant encore en cours de structuration.

Profil

Nous recherchons idéalement une personne disposant de 2 à 3 années d’expérience minimum dans une fonction opérationnelle, administrative ou de coordination.

Une expérience en Supply Chain, Retail, centrale d’achat, Order-to-Cash, administration des ventes, EDI ou gestion de flux constitue un avantage important, mais nous restons ouverts à d’autres backgrounds.

Plus que votre intitulé de fonction actuel, nous recherchons quelqu’un qui possède :

Une bonne capacité à comprendre rapidement un processus.
Une excellente organisation.
Une réelle aisance dans la gestion d’un volume important d’e-mails et de demandes.
La capacité à passer rapidement d’un dossier à un autre.
Une bonne maîtrise d’Excel.
Une compréhension générale des interactions entre commandes, facturation et opérations.
Un niveau professionnel en français et en anglais.
Une expérience dans le retail ou la grande distribution sera particulièrement appréciée.

Le profil recherché

La personnalité sera déterminante pour cette fonction.

Nous recherchons quelqu’un de volontaire, débrouillard et orienté solutions, qui n’a pas peur de rentrer dans le détail lorsqu’un problème doit être résolu.

Vous devez être capable de vous dire : « Je ne sais pas encore pourquoi cela bloque, mais je vais trouver la bonne personne et suivre le problème jusqu’à ce qu’il soit réglé. »

Vous êtes également :

Ouvert d’esprit et curieux.
Patient mais persévérant.
Diplomate dans vos échanges.
À l’aise avec de nombreux interlocuteurs.
Capable de demander et relancer sans être incisif.
Rigoureux dans le suivi de vos dossiers.
À l’aise dans un environnement où tous les processus ne sont pas encore parfaitement établis.
Capable de travailler de manière autonome tout en communiquant régulièrement avec votre manager.

Nous ne recherchons volontairement ni un spécialiste IT, ni un comptable, ni un expert Supply Chain extrêmement spécialisé. La fonction est beaucoup plus transversale, administrative et relationnelle.

Offre

Votre environnement

Vous serez directement rattaché à une manager expérimentée issue du secteur Retail.

Son management est basé sur une approche accessible, positive, patiente et structurée. Les objectifs sont clairement définis, mais l’environnement favorise les échanges et les questions plutôt qu’un management distant ou rigide.

Votre manager assure notamment la coordination avec le prestataire informatique et vous travaillerez quotidiennement avec plusieurs équipes internes et externes.

Le poste est basé dans les bureaux de l’Avenue Louise à Bruxelles.

Salaire & avantages

Le budget prévu se situe autour de :

€3.500 – €4.500 brut/mois

Le package comprend notamment :